By Chantal VA

Welkom bij By Chantal VA, waar ik MKB'ers en ZZP’ers ondersteun met professionele administratieve, boekhoudkundige en HR-diensten. Met meer dan 12 jaar HR-ervaring breng ik structuur, overzicht en efficiëntie in jouw bedrijf, zodat jij je kunt richten op ondernemen, groei en klanten.

 

Of het nu gaat om facturatie, boekhouding, HR-administratie, personeelsdossiers, planning of communicatie: ik neem het uit handen met een persoonlijke aanpak en oog voor detail.

 

Steeds meer ondernemers staan op het punt hun eerste medewerker aan te nemen. Een mooie stap, maar vaak ook een complexe. Daarom bied ik drie overzichtelijke en praktische HR-pakketten aan. Namelijk het Startpakket, Compleet pakket en Premium pakket, waarmee je precies de begeleiding krijgt die bij jouw situatie past. Van inzicht en kostenberekening tot het inrichten van systemen, HR-documentatie, vacatureproces en volledige onboarding.

 

Met mijn ondersteuning krijg jij weer tijd, rust en focus terug. Ik zorg voor een solide HR-basis en duidelijke processen, zodat jij met vertrouwen kunt groeien, zonder gedoe, zonder uitzoekwerk en zonder administratieve last.

Diensten

Professionele Virtual Assistant voor boekhouding, administratie en HR-services en ondersteuning op maat voor MKB-bedrijven.

Door de personeelsadministratie uit te besteden aan By Chantal VA word je volledig ontzorgt, voldoe je volledig aan wet- en regelgeving en is de juiste expertise altijd binnen handbereik.

Mocht u ondersteuning nodig hebben bij andere taken, neemt u gerust contact op.

Bekijk hieronder de diensten van By Chantal VA.

Administratieve Diensten

  • Boekhouding verwerken in bv. Moneybird, Yuki of KING.

  • Opstellen contracten en dossiers

  • Administratieve (monster)klussen

  • Facturatie

  • Offerte beheer

  • Agenda en Inboxbeheer

  • Opstellen RI&E

  • Backoffice werkzaamheden

  • Administratieve procesoptimalisatie

HR Diensten

  • Opstellen contracten en dossiers

  • Beheer contracten en dossiers

  • HR-Administratie

  • Verzuimregistratie

  • Urenregistratie

  • Werving en selectie ondersteuning

  • Onboarding en personeelscommunicatie

  • HR procesoptimalisatie

  • HR dienstpakketten

Benieuwd naar hoe ik jouw bedrijf kan ondersteunen?
Laat dan hieronder je gegevens achter. Ik neem vervolgens contact met je op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Over By Chantal VA

Aangenaam!

Mijn naam is Chantal Steinvoort, trotse eigenaar van By Chantal VA.
In 2024 ben ik samen met mijn gezin geëmigreerd naar het zonnige Spanje, waar ik ondernemers in Nederland en daarbuiten ondersteun als Virtual Assistant.

 

Van HR-professional naar Virtual Assistant

Met ruim 12,5 jaar ervaring in verschillende HR-functies binnen zowel overheidsinstellingen als commerciële organisaties, weet ik precies hoe belangrijk structuur, helderheid en betrouwbare ondersteuning is binnen een bedrijf.

 

Mijn missie als Virtual Assistant
Als Virtual HR Assistant richt ik mij op ZZP’ers en MKB-bedrijven zonder eigen HR-afdeling. Vooral organisaties met minder dan tien medewerkers hebben vaak wél de behoefte aan professionele ondersteuning, maar niet de tijd, kennis of middelen om een volledige HR-structuur op te zetten.

 

Vanuit mijn ervaring in HR zag ik hoe veel ondernemers worstelen met administratie, werkgeversverplichtingen en het uitzoeken van regelgeving, zeker wanneer ze hun eerste medewerker willen aannemen. Dat inzicht heeft mij gemotiveerd om ondernemers online te ondersteunen: flexibel, persoonlijk en volledig op maat.

 

Mijn missie is om ondernemers te ontzorgen door HR- en administratieve taken over te nemen én helderheid te bieden in elke fase van groei. Met mijn drie HR-dienstpakketten Start, Compleet en Premium, krijgt iedere ondernemer precies de ondersteuning die past bij zijn of haar situatie.


Van inzicht en een stappenplan tot het volledig inrichten van HR-processen, contracten, personeelsdossiers, vacatureproces en onboarding: ik zorg dat alles klopt en soepel verloopt.

 

Als Virtual Assistant kan ik op- en afschalen wanneer dat nodig is, zonder vaste lasten of verplichtingen. Zo heb jij altijd professionele HR-ondersteuning achter de hand, terwijl jij je kunt richten op ondernemen.

 

Wat je van mij kunt verwachten,

Persoonlijke samenwerking: korte lijnen, heldere communicatie.

Betrouwbaarheid & discretie: jouw gegevens zijn veilig bij mij.

Flexibele ondersteuning: precies wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt.

Efficiëntie & structuur: overzicht, rust en duidelijkheid in je HR-processen.

 

Benieuwd hoe ik jouw bedrijf kan ondersteunen?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek wat ik als Virtual Assistant voor jouw onderneming kan betekenen.

Werkwijze By Chantal VA

Zo werken we samen

Persoonlijke HR- en administratieve ondersteuning voor ondernemers die willen groeien.

Als ondernemer wil je je tijd besteden aan waar jij goed in bent: ondernemen. Toch nemen administratie, de boekhouding, HR-zaken en terugkerende backofficewerkzaamheden vaak ongemerkt veel tijd in beslag.

By Chantal VA neemt deze werkzaamheden graag uit handen. Of het nu gaat om personeelsadministratie, HR-processen, financiële administratie of dagelijkse backofficewerkzaamheden: ik zorg voor structuur, overzicht en continuïteit.

Ik werk met vaste maandpakketten voor ondernemers die structurele ondersteuning zoeken. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent, reserveer ik tijd voor jouw onderneming en kunnen we efficiënt samenwerken.

Heb je juist een tijdelijk project of een piekperiode waarin je extra ondersteuning nodig hebt? Ook daarvoor maak ik graag een passend maatwerkvoorstel.

Ik werk gestructureerd, transparant en met persoonlijke aandacht. Hieronder lees je hoe mijn werkwijze eruitziet.

Stap 1 Kennismaking

Tijdens een vrijblijvende kennismaking bespreken we jouw onderneming, werkzaamheden en de ondersteuning die je zoekt.

Samen kijken we welke werkzaamheden je wilt uitbesteden en hoeveel ondersteuning je gemiddeld nodig hebt.

Op basis daarvan ontvang je een persoonlijk voorstel dat aansluit bij jouw situatie.

Stap 2 Persoonlijk voorstel

Na onze kennismaking ontvang je een overzichtelijk voorstel met:

  • de werkzaamheden die ik voor je uitvoer

  • een passend maandpakket of maatwerkoplossing

  • heldere afspraken over onze samenwerking

  • het tarief en eventuele aanvullende werkzaamheden

Na akkoord leggen we de afspraken vast in een overeenkomst, zodat voor beide partijen duidelijk is wat we van elkaar mogen verwachten.

Heldere communicatie is voor mij de basis van een fijne samenwerking.

Stap 3 Start van de samenwerking

Na het ondertekenen van de overeenkomst gaan we van start.

Ik richt de samenwerking praktisch in, zoals het verkrijgen van toegang tot de benodigde systemen, het afstemmen van communicatielijnen en het plannen van de werkzaamheden.

Vanaf dat moment ben ik jouw vaste aanspreekpunt voor HR, administratie en backoffice.

Door structureel samen te werken leer ik jouw bedrijf goed kennen. Daardoor kunnen we sneller schakelen, efficiënter werken en houd jij meer tijd over om te ondernemen.

Waarom By Chantal VA?

  • Persoonlijk contact, korte lijnen

  • Flexibele samenwerking, afgestemd op jouw bedrijf

  • Ervaren in HR, boekhouding en administratie

  • Meer rust, structuur en overzicht in je werkweek

Klaar om wat taken uit handen te geven?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek wat ik voor je kan betekenen.

Structurele ondersteuning & Maatwerk Pakketten

Administratieve, boekhoudkundige & HR-pakketten

Werk je structureel samen met By Chantal VA?

Dan werk ik met vaste maandpakketten.

Zo ben je verzekerd van mijn beschikbaarheid, weet je vooraf waar je maandelijks aan toe bent en kunnen we efficiënt samenwerken. Het pakket stemmen we af op de ondersteuning die jouw onderneming nodig heeft.

Maatwerk & project-pakketten

Heb je een administratieve monsterklus of een specifiek project waarbij je tijdelijk extra hulp kunt gebruiken? Geen probleem! Ik bied maatwerkoplossingen op basis van jouw wensen en stel graag een persoonlijk voorstel op met een passend tarief.

HR Dienstpakketten

Door de personeelsadministratie uit te besteden aan By Chantal VA word je volledig ontzorgt, voldoe je volledig aan wet- en regelgeving en is de juiste expertise altijd binnen handbereik.

 

HR Dienstpakketten voor ZZP’ers & MKB’ers die hun eerste medewerker willen aannemen

Het aannemen van je eerste medewerker is een mijlpaal, maar het brengt ook veel regelwerk, verplichtingen en onzekerheden met zich mee. Als Virtual Assistant gespecialiseerd in HR ondersteun ik ondernemers die deze stap willen zetten zonder gedoe, stress of uitzoekwerk.

Met mijn Start-, Compleet- en Premiumpakket begeleid ik je in elke fase: van kostenberekening en administratie tot contracten, onboarding en volledige coördinatie. Zo houd jij focus op ondernemen terwijl ik zorg dat alles juridisch, administratief en praktisch netjes geregeld is.

 

Wil je weten wat ik voor jouw bedrijf kan betekenen?
Laten we samen kijken naar een oplossing die past bij jouw wensen en werkwijze.

Ervaringen

Lees de ervaringen van enkele tevreden klanten

(tevens zijn deze ervaringen verifieerbaar op mijn LinkedIn)

In een paar woorden: met vertrouwen ontzorgd.

Een tijd geleden zocht ik iemand voor een paar monster-klussen waar ik in vastliep en als een berg tegenop begon te zien. De keuze aan VA’s is groot kwam ik achter, maar Chantal sprong er direct uit: ze reageerde snel op mijn oproep én gaf in haar eerste mail een realistische tijdsinschatting die spot-on was (ik wist het, want ik had er zelf al de nodige uren in zitten).

Ik vind uitbesteden niet altijd makkelijk (ik ben vrij kritisch), maar na een paar steekproeven was het duidelijk: dit kan ik met een gerust hart aan Chantal overlaten. Ze werkt secuur, denkt mee en levert wat ze belooft binnen de afgesproken tijd.

Hoe we samenwerkten

  • Videogesprek om de opdracht helder te krijgen

  • Duidelijke tussentijdse updates en fijn bereikbaar via mail

  • Transparante facturen

Het resultaat

Door met Chantal te werken kon ik me richten op waar ik in mijn bedrijf het hardst nodig ben. Zij nam de randzaken over zodat ik mijn weer op de inhoudelijk kon richten. De twee “monster-klussen” waren maanden eerder klaar dan wanneer ik alles zelf had gedaan. Dat maakt dat mijn product sneller bij de klant is gekomen — en in mijn geval betekent dat: meer moeders die zich fit, sterk en vrij voelen na hun bevalling.

Kortom: aanrader. Voor toekomstige klussen hoop ik opnieuw met Chantal samen te werken.

Merel Stokman

Bevallen & door

Toen ik onder een nieuwe regeling viel qua belastingen heb ik Chantal ingeschakeld om mij te helpen met de boekhouding. Zij heeft heel veel voor mij uitgezocht en ingericht in Moneybird.

Chantal is proactief, werkt zorgvuldig en reageert snel op mailtjes. Momenteel heb ik ook een paar HR-taken bij haar neergelegd. Het is heel fijn om met Chantal samen te werken.

Patty Beekwilder

Little Botanic Label

Ik ben super tevreden over de samenwerking met Chantal. Het is echt prettig om met haar te werken en ze heeft me enorm geholpen met allerlei ondersteunende taken, zoals o.a. het verwerken van de urenregistraties , van een RI&E en plan van aanpak. Ze ondersteunt me in allerlei zaken waar ik zelf niet aan toe kom.

Ik kan haar echt aanraden!
Chantal werkt snel, efficiënt en levert prima werk. Als je iemand zoekt voor ondersteunende taken, is Chantal de perfecte keuze!

Harm Lentink

Lentink Bouw

Als startend ondernemer (virtueel assistent in de jeugdhulp) had ik hulp nodig bij het opstellen van mijn contracten, algemene voorwaarden en privacyverklaring. Nu ben ik zelf best handig met dit soort teksten, maar het was echt een uitdaging om ze te finetunen en verbinden, zodat er een logische opbouw en structuur in zit, die ook de lading van mijn branche goed dekt. Chantal heeft mij hier perfect bij geholpen. Ten eerste was ze gelijk helder over wat ze kon doen en wanneer ze het zou aanleveren (binnen 3 dagen). Ten tweede, was dat ook echt zo (heel belangrijk). En ten derde, haar feedback was zeer volledig en behulpzaam en ze was ook daarna nog bereikbaar voor vragen. Mijn documenten zijn nu tiptop in orde voor mijn bedrijf. Ik ben er ontzettend blij mee. Een aanrader!

Robin Pietersma

VA Pietersma

Chantal heeft mij ‘uit de brand’ geholpen met de administratie van mijn bedrijf en doet de administratie nog steeds. Ook bij mijn nieuwe bedrijf helpt zij weer met het opzetten van de administratie. Ze is betrouwbaar en doet wat ze zegt! Ik kan haar zeker aanbevelen!

Lieke van Pel

Family Fabrics en Bubble & Blend

Chantal heeft voor mij een aantal taken opgepakt waar ik zelf niet aan toe kwam. Wat direct opviel bij de kennismaking is dat ze niet veel uitleg nodig heeft en heel goed naar je vraag kan luisteren. Ze stelde direct een aantal scherpe tegenvragen waardoor er gelijk een klik ontstond. Tijdens de uitvoering van de taken was Chantal heel communicatief, correct en rapporteerde tijdig terug over de voortgang. Ze hield ook heel netjes een administratie van haar werk bij zodat ik eigenlijk helemaal ontzorgd mijn ding kon doen. Een aanrader dus!

Jordy de Muijnk

Mandéra Information Technology

Ik heb mijn LinkedIn al jaren maar hij was niet meer helemaal up to date. En met heel veel nieuwe functies was het hoog tijd om dit eens even aandacht te geven. Chantal hielp me geweldig in een call van anderhalf uur om mijn LinkedIn een goede update te geven.

Natalie Vijlbrief

Digitalie

Chantal helpt ons super goed in de ondersteuning in ons bedrijf. Ze is echt onderscheidend in dat ze pro-actief meedenkt en weet goed structuur aan te brengen in werkprocessen. Ook de communicatie verloopt fijn. Ik kan Chantal zeker aanraden!

Suzan de Vries

Core Connections

Contact

  • info@bychantalva.nl

  • BTW: ESZ2482491Z

    NIF: Z2482491Z