Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

By Chantal VA, gevestigd aan Calle Bulavar de los Naranjos 2, 107, 30748 Alhama de Murcia, ingeschreven als autonomo met NIF nummer Z2482491Z, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

​

Contactgegevens:

 

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

By Chantal VA verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) klanten, leveranciers en andere contacten omdat zij gebruikmaken van de diensten of deze gegevens zelf verstrekken.

​

Het kan gaan om:

  • Naam, adres, woonplaats;

  • Bedrijfsnaam, functie en KvK‑gegevens;

  • Telefoonnummer en e‑mailadres;

  • Factuur- en betaalgegevens;

  • Gegevens die je invult via het contactformulier op de website;

  • Gegevens die nodig zijn voor HR‑ en personeelsadministratie die jij aan By Chantal VA toevertrouwt (zoals personeelsdossiers, contractgegevens, urenregistraties), voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

​

3. Voor welke doeleinden?

By Chantal VA verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

​

  • Uitvoeren van de afgesproken diensten (administratieve diensten en HR‑diensten)

  • Opstellen en uitvoeren van offertes, overeenkomsten en facturatie;

  • Beheren van agenda, inbox en andere backoffice taken die jij uitbesteedt;

  • Onderhouden van contact per telefoon, e‑mail of andere communicatiekanalen;

  • Verbeteren van de dienstverlening en website-analyse (bijv. via statistieken);

  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht;

4. Rechtsgronden van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:

​

  • Uitvoering van een overeenkomst: nodig om de overeengekomen diensten te leveren;

  • Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld gegevens die verplicht zijn voor de administratie;

  • Gerechtvaardigd belang: zoals interne administratie, debiteurenbeheer en het verbeteren van de dienstverlening;

  • Toestemming: bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of bepaalde marketingactiviteiten; toestemming kun je altijd intrekken;

5. Delen van gegevens met derden

By Chantal VA deelt persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting of met jouw toestemming.

​

Voorbeelden van dergelijke partijen zijn:

  • Boekhouder/administratiekantoor;

  • Softwareleveranciers (zoals boekhoudsoftware, HR‑systemen, cloudopslag);

  • ICT‑dienstverleners die systemen beheren;

Met partijen die in opdracht van By Chantal VA gegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

​

6. Bewaartermijnen

By Chantal VA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

​

  • Administratieve en fiscale gegevens: minimaal 7 jaar;

  • HR‑ en personeelsgegevens die jij als opdrachtgever aanlevert: zolang dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht en/of zolang jij dat verlangt binnen de wettelijke kaders;

  • Gegevens uit het contactformulier of e‑mail: maximaal 1 jaar na het laatste contactmoment, tenzij daaruit een opdracht voortvloeit.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

By Chantal VA neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking te voorkomen.

​

Voorbeelden van maatregelen zijn:

  • Gebruik van sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie waar mogelijk;

  • Versleutelde verbindingen (SSL) op de website;

  • Beperkte toegang tot gegevens: alleen voor personen die deze echt nodig hebben;

  • Regelmatige back‑ups en beveiligingsupdates;

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens.

​

Je hebt het recht om:

  • Inzage te vragen in de persoonsgegevens die By Chantal VA van jou verwerkt;

  • Correctie van onjuiste gegevens of aanvulling van onvolledige gegevens te laten doen;

  • Gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), voor zover dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen;

  • De verwerking te laten beperken of bezwaar te maken tegen (bepaalde) verwerkingen;

  • Gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit), voor zover technisch mogelijk.

Een verzoek kun je sturen naar info@bychantalva.nl. By Chantal VA reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand.

​

9. Klacht indienen

Als je vindt dat By Chantal VA niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaat, wordt dat graag eerst samen opgelost. Kom je er samen niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

​

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

By Chantal VA kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening wijzigt of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie staat altijd op de website www.bychantalva.nl.

 

 

01-12-2025

Privacybeleid