Laatst bijgewerkt op 16 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

By Chantal VA, handelsnaam van Chantal Steinvoort, gevestigd aan Bulevar de Los Naranjos 2, N107, 30849 Alhama de Murcia, Spanje, ingeschreven als autónomo met NIF Z2482491Z en btw-identificatienummer ESZ2482491Z, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid.

Contactgegevens:

• Website: www.bychantalva.nl

• E-mail: [email protected]

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

By Chantal VA verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) klanten, leveranciers en andere contacten omdat zij gebruikmaken van de diensten of deze gegevens zelf verstrekken. Het kan gaan om:

• Naam, adres, woonplaats;

• Bedrijfsnaam, functie en bedrijfsgegevens zoals een btw-nummer;

• Telefoonnummer en e-mailadres;

• Factuur- en betaalgegevens (betaalkaartgegevens worden alleen door de betaalprovider verwerkt);

• Gegevens die je invult via het contactformulier op de website;

• Naam, e-mailadres en bedrijfsnaam die je invult om de gratis HR-gids te downloaden;

• Gegevens van je bestelling, zoals het bestelde product, de datum en het bedrag;

• Gegevens over het gebruik van de website, zoals IP-adres, apparaat, browser en bezochte pagina's, via analytische cookies van Google Analytics;

• Gegevens uit berichten die je stuurt via e-mail, WhatsApp, LinkedIn of Instagram;

• Gegevens die nodig zijn voor HR- en personeelsadministratie die jij als opdrachtgever aan By Chantal VA toevertrouwt, zoals personeelsdossiers, contractgegevens en urenregistraties, voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht.

Persoonsgegevens van jouw personeel: als je personeelsgegevens aan By Chantal VA toevertrouwt, ben jij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt By Chantal VA die gegevens in jouw opdracht als verwerker.

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag?

By Chantal VA verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Uitvoeren van de afgesproken diensten (administratie, HR, backoffice). Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.

• Offertes, overeenkomsten, facturatie en betaling. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht.

• Bestelling en levering van digitale producten en het HR-scan-gesprek. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.

• Contact per telefoon, e-mail of andere kanalen. Grondslag: gerechtvaardigd belang of uitvoering van een overeenkomst.

• De gratis HR-gids en eventuele vervolgmails. Grondslag: toestemming.

• E-mails aan bestaande klanten over eigen vergelijkbare diensten en producten. Grondslag: gerechtvaardigd belang, met een afmeldmogelijkheid in elke e-mail.

• Websiteanalyse met Google Analytics, om te zien hoe de website wordt gebruikt en om hem te verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang (het verbeteren van de website).

Toestemming kun je altijd intrekken.

4. Delen van gegevens met derden en verwerkers

By Chantal VA deelt persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting of met jouw toestemming. Met partijen die in opdracht van By Chantal VA gegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten of zijn de standaardvoorwaarden van de leverancier van toepassing.

Partijen die wij gebruiken:

• Een website- en e-mailplatform: voor de website, bestelpagina's, klantenbeheer en e-mail.

• Betaaldiensten: voor het afhandelen van online betalingen.

• Een analysedienst: voor websitestatistieken om de website te verbeteren.

• Hosting- en netwerkdiensten voor het aanbieden van de website en bestanden.

• Berichten- en socialmediadiensten, als je langs die weg contact opneemt.

• Een boekhouder of administratiekantoor en leveranciers van software, voor zover ingeschakeld.

5. Doorgifte buiten de EU/EER

Sommige van deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de EU/EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Voor zover van toepassing gebeurt dat alleen met een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

By Chantal VA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

• Administratieve en fiscale gegevens: minimaal 7 jaar;

• HR- en personeelsgegevens die jij als opdrachtgever aanlevert: zolang dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht en/of zolang jij dat verlangt binnen de wettelijke kaders;

• Gegevens uit het contactformulier of e-mail: maximaal 1 jaar na het laatste contactmoment, tenzij daaruit een opdracht voortvloeit;

• Gegevens voor de HR-gids en e-mails: tot je je afmeldt of je toestemming intrekt;

• Analytics-gegevens: een beperkte periode.

7. Cookies

Onze website gebruikt de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: nodig voor de werking van de website en de bestelpagina's. Hiervoor is geen toestemming nodig.

• Analytische cookies van Google Analytics (_ga en _ga_2RDW17EPGK): om te zien hoe de website wordt gebruikt en om de website te verbeteren. Google verwerkt de gegevens die via deze cookies worden verzameld. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren. De cookies blijven een beperkte periode bewaard.

Je kunt cookies blokkeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Je kunt je ook afmelden voor Google Analytics met de Google Analytics opt-out browser-add-on: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

8. E-mails en afmelden

Als klant kun je van By Chantal VA af en toe e-mails ontvangen over vergelijkbare producten, diensten en HR-tips. Je kunt je op elk moment afmelden via de link onderaan elke e-mail of door te mailen naar [email protected]. Je gegevens worden nooit verkocht of aan derden verstrekt voor hun eigen marketing.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

By Chantal VA neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking te voorkomen. Voorbeelden van maatregelen zijn:

• Gebruik van sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie waar mogelijk;

• Versleutelde verbindingen (SSL) op de website;

• Beperkte toegang tot gegevens: alleen voor personen die deze echt nodig hebben;

• Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in de persoonsgegevens die By Chantal VA van jou verwerkt;

• Correctie van onjuiste gegevens of aanvulling van onvolledige gegevens te laten doen;

• Gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), voor zover dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen;

• De verwerking te laten beperken of bezwaar te maken tegen (bepaalde) verwerkingen, waaronder altijd bezwaar tegen direct marketing;

• Gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit), voor zover technisch mogelijk;

• Je toestemming in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar [email protected]. By Chantal VA reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand.

11. Klacht indienen

Als je vindt dat By Chantal VA niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaat, wordt dat graag eerst samen opgelost. Kom je er samen niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Omdat By Chantal VA in Spanje is gevestigd, is dat de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

By Chantal VA kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening wijzigt of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie staat altijd op www.bychantalva.nl.