Artikel 1 Definities

• Opdrachtnemer: By Chantal VA, handelsnaam voor administratieve en HR-diensten.

• Opdrachtgever: Iedere natuurlijke of rechtspersoon die met opdrachtnemer een overeenkomst aangaat.

• Diensten: Alle door opdrachtnemer aangeboden werkzaamheden, waaronder maar niet uitsluitend: administratieve ondersteuning, boekhoudkundige ondersteuning, HR-diensten, contract- en dossierbeheer, facturatie, offertes, agenda- en inboxbeheer, RI&E, backoffice, verzuimregistratie, urenregistratie, werving en selectie, onboarding, personeelscommunicatie en procesoptimalisatie.

Artikel 2 Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van By Chantal VA, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

• Afwijkingen zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 3 Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand zodra:

• opdrachtgever een offerte schriftelijk accepteert;

• opdrachtgever een dienstverleningsovereenkomst ondertekent;

• opdrachtgever een digitale opdrachtbevestiging accepteert;

• of By Chantal VA met instemming van opdrachtgever is gestart met de werkzaamheden.

Artikel 4 Uitvoering van de werkzaamheden

• By Chantal VA zal de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uitvoeren, op basis van de door opdrachtgever verstrekte informatie.

• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige, volledige en juiste aanlevering van informatie, documenten en toegang tot systemen.

• Vertraging, schade of kosten voortvloeiend uit onvolledige of late aanlevering komen voor rekening en risico van opdrachtgever.

• By Chantal VA voert werkzaamheden uit op basis van een inspanningsverplichting; er worden geen garanties gegeven op specifieke resultaten tenzij schriftelijk overeengekomen.

Artikel 5 Diensten en maandpakketten

• By Chantal VA werkt voor structurele samenwerkingen met vaste maandpakketten.

• Een maandpakket bestaat uit een vooraf overeengekomen aantal uren per kalendermaand.

• Door het afnemen van een maandpakket reserveert By Chantal VA structureel capaciteit voor opdrachtgever.

• De inhoud van het maandpakket wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.

• Incidentele opdrachten kunnen, indien overeengekomen, buiten een maandpakket worden uitgevoerd.

Artikel 6 Tarieven en betaling

• Alle tarieven zijn exclusief btw.

• Het maandbedrag wordt vooraf per kalendermaand gefactureerd.

• Betaling van het maandpakket vindt plaats via automatische incasso.

• De opdrachtgever verstrekt hiervoor een geldige SEPA-machtiging.

• Meerwerk wordt achteraf gefactureerd tegen het overeengekomen uurtarief.

• Facturen voor meerwerk dienen binnen 14 dagen te worden voldaan.

• Indien een automatische incasso wordt gestorneerd of niet kan worden uitgevoerd, dient opdrachtgever het openstaande bedrag binnen zeven dagen alsnog te voldoen.

• Bij uitblijven van tijdige betaling is By Chantal VA gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.

• Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van opdrachtgever.

• By Chantal VA behoudt zich het recht voor tarieven jaarlijks aan te passen. Tariefwijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.

Artikel 7 Gebruik van het maandpakket

• De uren binnen het maandpakket zijn uitsluitend geldig gedurende de betreffende kalendermaand.

• Niet-gebruikte uren vervallen aan het einde van de kalendermaand.

• Niet-gebruikte uren worden niet doorgeschoven en geven geen recht op restitutie.

• Overschrijding van het overeengekomen aantal uren wordt beschouwd als meerwerk.

• Meerwerk wordt uitsluitend uitgevoerd in overleg met opdrachtgever.

• By Chantal VA houdt een urenregistratie bij. Op verzoek ontvangt opdrachtgever hiervan een overzicht.

Artikel 8 Bereikbaarheid en planning

• By Chantal VA is bereikbaar tijdens werkdagen van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur.

• By Chantal VA streeft naar beantwoording van e-mails binnen één werkdag.

• Opdrachtgevers met een actief maandpakket hebben voorrang in de planning ten opzichte van incidentele opdrachten.

• Spoedwerkzaamheden worden uitsluitend uitgevoerd indien de planning dit toelaat.

Artikel 9 Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

• Beide partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.

• By Chantal VA verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verstrekking van persoonsgegevens.

• Inloggegevens worden vertrouwelijk behandeld en na beëindiging van de samenwerking verwijderd, tenzij opdrachtgever anders verzoekt.

Artikel 10 Intellectueel eigendom

• Alle door By Chantal VA ontwikkelde documenten, werkwijzen, templates, processen, handleidingen en overige materialen blijven eigendom van By Chantal VA.

• Zonder schriftelijke toestemming mogen deze niet worden gekopieerd, verspreid of commercieel worden gebruikt.

• Eigendomsrechten gaan pas over nadat alle openstaande facturen volledig zijn voldaan.

Artikel 11 Aansprakelijkheid

• By Chantal VA is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.

• Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende maand aan opdrachtgever is gefactureerd.

• By Chantal VA is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, omzetverlies of gederfde winst.

• Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid van aangeleverde gegevens.

Artikel 12 Overmacht

• Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte, arbeidsongeschiktheid, internetstoringen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden waarop By Chantal VA geen invloed heeft.

• Tijdens overmacht mogen werkzaamheden worden opgeschort zonder dat een schadevergoeding verschuldigd is.

Artikel 13 Opschorting

By Chantal VA is gerechtigd werkzaamheden tijdelijk op te schorten indien:

• opdrachtgever niet tijdig betaalt;

• opdrachtgever noodzakelijke informatie niet verstrekt;

• opdrachtgever geen toegang geeft tot benodigde systemen.

• Opschorting laat de betalingsverplichting van opdrachtgever onverlet.

Artikel 14 Duur en beëindiging

• De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst.

• Tenzij anders overeengekomen is de overeenkomst na de startdatum maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand.

• Opzegging dient schriftelijk plaats te vinden.

• By Chantal VA mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien opdrachtgever:

  • in staat van faillissement verkeert;

  • surseance van betaling aanvraagt;

  • structureel niet aan betalingsverplichtingen voldoet;

  • ernstig tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst.

Artikel 15 Toepasselijk recht en geschillen

• Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

• Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar By Chantal VA is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.